Företagskort - Allmänna instruktioner för användaren

Jag gjorde ett privat köp med mitt företagskort. Hur anmäler jag det som privat köp?

Om du har gjort ett privat köp med ditt företagskort kan du markera transaktionen som privat innan du skickar företagskortsrapporten till administratören.

1. Välj Utlägg > Att göra.
2. Öppna transaktionen som du vill markera som ett privat köp. Observera att transaktionen antingen kan finnas i företagskortsrapporten eller som en separat transaktion under Att göra.
3. Bläddra nedåt tills du hittar ”Markera som privat köp”. Klicka på knappen och dra åt höger. > Spara.

När du förhandsgranskar din företagskortsrapport genom att klicka på de tre punkterna i rapportens övre högra hörn, ser du i sammanfattningen att transaktionen har markerats som en privat transaktion.

Om du vill ta bort markeringen klickar du på samma knapp som du använde för att markera transaktionen som privat och flyttar knappen åt vänster. 

Kom alltid ihåg att spara ändringen.

Hur lägger jag till en kvittobild från en befintlig utgift i min företagskortsrapport?

1. Börja med att välja företagskortsrapporten och välj det utlägg som du vill lägga kvittobilden till.
2. Klicka på de tre punkterna i övre högra hörnet och välj att du vill koppla den till en befintlig transaktion.
3. Välj utgiften > Koppla.

4. När du öppnar din företagsrapport ser du nu att kvittobilden har lagts till i transaktionen. Kom ihåg att spara ändringarna.

    

Hur hanterar jag min företagskortsrapport?

Om din organisation använder en företagskortskoppling överförs betalningarna som du gjort med kortet automatiskt till ditt användarkonto i RAN Expense. Transaktionerna laddas upp på olika sätt beroende på organisationens inställningar och vem som är betalningsskyldig för fakturan.

Företaget har betalningsansvaret:

Varje transaktion i rapporten måste uppdateras med en kvittobild. Om du inte har lagt till en kvittobild till utgiften kan rapporten inte skickas. 

Rapporten kan inte heller skickas innan banken har skickat fakturan. När fakturan har skickats till oss ser du knappen "Skicka" när du öppnar rapporten.

Privatpersonen har betalningsansvaret:

När användaren är betalningsansvarig överförs kortköpen från banken till användarens konto, men de visas som separata transaktioner och inte i rapporten. För att skicka transaktionen måste användaren själv skapa en utläggsrapport och lägga till transaktionen i rapporten innan den kan skickas.

Hur hanterar jag realtidstransaktioner från Nordea First Card?

Om ditt företag har kopplat realtidstransaktioner från Nordea First Card skickas dina transaktioner direkt till RAN Expense och skapas under Utlägg > Att göra. 

En kvittobild måste läggas till för varje utgift. Öppna transaktionen och dra kvittobilden till det markerade fältet eller ladda upp en kvittobild från dina dokument/galleri. Om du använder mobilappen kan du också ta en bild direkt.

När banken skickar fakturan skapas en rapport automatiskt på ditt användarkonto, och du kan skicka den till din organisation.

Matchning av kvitton

Systemet försöker varje natt matcha utgiften/kvittot med de transaktioner som skickats från banken. För att matchningen ska lyckas måste vissa uppgifter vara korrekt angivna för den automatiska matchningen.

• Utgiften (kvittobilden) måste sparas som ett utkast
• Utgiften måste laddas upp innan transaktionen skickas från banken
• Kvittobilden och transaktionen måste ha samma inköpsdatum
• Beloppen på kvittobilden och transaktionen måste vara samma.

Om utgiften inte matchas automatiskt kan du lägga till kvittot till transaktionen manuellt.

Jag har skickat en manuell rapport med mina kvitton, men nu har banktransaktioner för samma utgifter/kvitton kommit till mitt användarkonto. Vad ska jag göra?

Kontakta först administratören i din organisation och be om att återföra rapporten till dig. Om administratören redan har behandlat rapporten eller om den redan har betalats, kontakta administratören för att få instruktioner om hur situationen ska korrigeras.

Du hittar den återförda rapporten under Utlägg > Att göra > Avvisade.

Därefter ska du ta bort utlägget från den återförda rapporten, så att du kan koppla den till transaktionen i företagskortsrapporten.

• Öppna rapporten, klicka på X-märket till höger om din utgift och välj Spara. 

Utgiften ändras därefter till ett utkast under Att göra. Nu kan du koppla utgiften till transaktionen i din företagskortsrapport.