Företagskort - Allmänna instruktioner för administratören

Kortadministration - hur kopplar jag ett företagskort till en användare?

Gå till fliken Kortadministration. Avsnittet är indelat i två delar: den övre delen behandlar korttransaktioner och den nedre delen kortinnehavare.

Observera att om du inte ser denna funktion i tjänsten har den ännu inte aktiverats för din organisation.

Lägg till en kortinnehavare

1. Kortadministration > Kortinnehavare > Lägg till kortinnehavare.

2. Markera de användare som du vill lägga till > Lägg till användare.

3. I nästa steg väljer du vem som har betalningsansvaret för kortet: Är betalningsansvaret hos privatpersonen eller tillhör det företaget? > Spara ändringar.

• Om du väljer att företaget ansvarar för betalningen kommer en pop-up med inställningar, där du ska ange konteringsinställningarna under Konto och Lönearter. 
• Om du vill ändra kontoinställningarna väljer du "Åsidosätt standardkonton". I annat fall kan du i detta skede välja "Spara ändringar".

Observera att kortanvändarens kortnummer eller avtalsnummer inte ska läggas till här. Dessa kopplas automatiskt när kortet senare kopplas till kortinnehavaren.

Koppla kortet till en användare

När transaktioner börjar komma från banken till systemet hittar du användarens kort och tillhörande transaktioner under Kortadministration > Obekräftade kort.

Under fliken Kortadministration visas ett meddelande om att det finns ett obekräftat kort som kan kopplas.

• Du kan koppla det obekräftade kortet till en användare genom att klicka på kugghjulet till höger. I fönstret som öppnas kan du välja den användare som kortet ska kopplas till. 
• Du kan också välja att "Ignorera transaktioner" om kortet inte ska kopplas till någon användare i tjänsten.

Kortet är nu kopplat till användaren och kortnumret visas vid användaren i avsnittet Kortinnehavare.

Vad innebär fliken Företagskort under Rapporter?

Rapporterna som listas under fliken Företagskort är företagsrapporter som användaren ännu inte har skickat. Som administratör kan du inte göra ändringar i rapporten via denna flik.

Kan en användare ha fler än ett kopplat företagskort?

En användare kan ha två kopplade kort i tjänsten. Så här lägger du till flera kort för en användare:

1. Kortadministration > Lägg till kortinnehavare. För att fler kortinställningar ska kunna läggas till för användaren måste användaren redan ha inställningar för ett företagskort i denna vy.
2. Ett nytt popup-fönster öppnas. Börja med att tillåta att flera kort kopplas till användaren. 
3. Välj en eller flera användare som du vill lägga till ett extra företagskort för > Lägg till valda användare.
4. Ett nytt popup-fönster öppnas igen. I detta fönster anger du inställningarna för användarens eller användarnas extra företagskort > Spara ändringar.

Inställningarna för användarens nya kort är nu klara. Du behöver bara vänta tills transaktionerna för den nya kortkopplingen börjar komma in. 

När korttransaktionerna börjar komma in visas även kortnumret under fliken Företagskort, kopplat till de nya kortinställningarna.

Användaren har markerat en företagskortstransaktion som privat. Vad innebär det?

När du som administratör lägger till inställningarna för företagskortet kan du även ange konteringsinställningar: Debet (för privata transaktioner).

Inställningen läggs till för användaren genom att välja fliken Kortadministration och den aktuella användaren.

Användarens vy: Användare kan markera en transaktion som ett privat köp. Läs mer om hur detta görs i användarinstruktionerna.

När rapporten skickas: När användaren har skickat en rapport som innehåller ett privat köp kan du förhandsgranska rapporten och kontrollera konteringarna.

Hur tar jag bort en företagskortsrapport?

Obs! Fakturor som ännu inte har fakturerats kan inte tas bort.

1. Gå till Rapporter > Företagskort. 
2. Klicka på de tre punkterna till höger på sidan > Ta bort utläggsrapport.
3. Rapporten är nu borttagen.

Upprepa detta för varje rapport som du vill ta bort. Flera rapporter kan inte tas bort med ett enda klick, utan rapporterna måste tas bort en i taget.