Tiedoston lataaminen

Voit ladata tiedostoja Portaalista omalle laitteellesi klikkaamalla tiedoston nimeä.

Tiedoston lisääminen

Yksittäin

Tiedostoja voidaan lisätä joko raahamalla tiedosto kenttään "Lisää tiedosto pudottamalla tai klikkaamalla", tai klikkaamalla kyseistä kenttää, jolloin avautuu resurssienhallinta, josta voi valita haluamansa tiedostot. Mobiilissa tiedoston lisääminen toimii klikkaamalla kenttää. Mobiilissa voi myös ottaa suoraan kameralla kuvia ja lisätä ne tiedostoiksi. 

Massana

Tiedostojen lisääminen massana onnistuu raahaamalla ne kerralla kenttään "Lisää tiedosto pudottamalla tai klikkaamalla". Tällöin tiedostot latautuvat nippuna valitsemaasi kansioon ja kaudelle.

HUOM! Massana ladattavat tiedostot täytyy ladata keskenään samaan paikkaan! 

Tiedostojen lajittelu

1. Tiedoston kohde

Tiedoston lisäämisen jälkeen sivusto kysyy sivupalkissa mihin kaudelle tiedosto sijoitetaan. 

HUOM! Tiedostojen lajittelu on erityisen tärkeää, jotta tiedostot ohjautuvat oikeille henkilöille.

Alla oleva kuva esimerkkinä oikeushallinnan näkökulmasta:

Kohde, Julkinen:

Asiakas - Kaikki henkilöt

Rantalainen - Asiakkuuspäällikkö (ei kirjanpitäjä, eikä palkanlaskija)

Kohde, Palkat kuukausittain:

Asiakas - Henkilöt, joilla oikeus "Palkanlaskenta"

Rantalainen - Asiakkaan palkanlaskija(t)

Kohde, Kirjanpito vuosittain:

Asiakas - Henkilöt, joilla oikeus "Kirjanpito"

Rantalainen - Asiakkaan kirjanpitäjä(t)

2. Tiedoston kansio

Seuraavaksi sivupalkki kysyy mihin kansioon tiedosto sijoitetaan. Tässä vaiheessa näkyviin tulee kirjanpidon tai palkanlaskennan kansiot näkyviin riippuen aiemmasta kausi valinnasta. Yleinen kansio on myös aina saatavilla.

Mikäli tiedät mihin kansioon tiedosto kuuluu niin lajittele tiedosto Portaaliin sen mukaisesti. Tilanteissa, joissa et tiedä mihin tiedosto laitetaan voi sen laittaa kirjanpidon kansioon "Muut kirjanpidon aineistot" tai palkanlaskennan kansioon "Muut palkanlaskenta-aineistot". Tilanteessa, jossa et tiedä kuuluuko tiedosto kirjanpitoon tai palkanlaskentaan voidaan käyttää yleistä kansiota "Muut tiedostot". Tällöin täytyy kuitenkin huomoida, että tiedosto näkyy kaikille Portaalin käyttäjille.

3. Lajittelu jälkikäteen

Tiedoston kansioita voi vaihtaa jälkikäteen alla olevan nuolten osoittamista kohdista. Ylemmän nuolen osoittama kohta vaihtaa tiedoston kauden. Alemman nuolen osoittama kohta vaihtaa tiedoston kansion.

Muuta tiedostoihin liittyvää

1. Tiedostot palkki löytyy myös omalta välilehdeltään. Välilehdelle pääsee painamalla oikean yläkulman valikkoa ja valitsemalla "Tiedostot (Kaikki)"

2. Tiedostoja voi lisätä Portaaliin myös useamman kerralla.

3. Tiedostoja voi kommentoida tiedoston nimen alapuolella olevassa tekstikentässä.

4. Kun kirjanpitäjä tai palkanlaskija on hyväksynyt tiedoston sitä ei voi enää poistaa Portaalista. Hyväksyttyjen tiedostojen kohdalle tulee vihreä merkintä kun ne on hyväksytty.

5. Alla olevassa listassa tiedostot näkymän painikkeiden toiminnallisuudet avattuna hieman tarkemmin:

A) Haku toiminto löytyy nuolen A osoittamasta paikasta. Hakutoiminnolla voi hakea tiedostoja kauden, kansion ja nimen perusteella.

B) Tiedostoa voi kommentoida nuolen B osoittamasta paikasta.

C) Tiedostosta voi avata keskustelun nuolen C osoittamasta paikasta.

D) Tiedostosta voi tehdä yksityisen nuolen D osoittamasta paikasta. Yksityinen tiedosto näkyy vain tiedoston lisänneelle henkilölle.

E) Tiedoston voi poistaa nuolen E osittamasta paikasta. Kaikkia muita tiedostoja paitsi hyväksyttyjä tiedostoja on mahdollista poistaa Portaalista.